GDPR – persondataforordningen, indsigtsret mv. til personlige oplysninger
Når man bliver elev på Mulernes Legtskole får skolen personlige oplysninger; for eksempel navn, cpr-nummer og adresse. Det kan også være mere personlige oplysninger – for eksempel om elevens helbred. Mulernes Legatskole kan ikke optage eleven uden disse personlige oplysninger. Men vi følger reglerne i persondataforordningen og EUs forordning, som giver elev og forældre rettigheder i den forbindelse – for eksempel vedrørende indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, transmission, overladelse, videregivelse, sammenstilling, samkøring, blokering, sletning eller tilintetgørelse.
Skolen holder forældre/værge orienteret om elevens skolegang indtil det fyldte 18 år, derefter kontakter skolen kun forældrene efter aftale med eleven. Dog sender vi generel information, nyhedsbreve mv. om livet på skolen ud i e-boks til alle forældre/værger. Hvad angår skolens brug af fotos med let genkendelige elever spørges der om tilladelse i den konkrete situation. Elever/værge kan altid anmode om at få et sådant foto fjernet igen fra skolens hjemmeside eller sociale medier.
Lectio fungerer som skolens intranet og bruges i den interne information og kommunikation. Eleverne har derfor pligt til dagligt at læse beskeder og aktuel information i Lectio. Ledelsen har adgang til elevernes beskeder og kan i særlige tilfælde have behov for at tilgå disse, f.eks. for at se, om en besked er læst.Fraværsårsager føres i Lectio. Der er ikke krav om at udfylde detaljer for f.eks. sygdom, men det er vigtigt for studievejlederen at kende årsagen til dit fravær. Du og dine egne lærere kan se dine fraværsdetaljer og elevnote under fravær. Studievejledere og uddannelsesledere har desuden en administrativ note, som kun de kan se.
Persondataforordningen gælder både for børn og voksne; normalt er det den, der har forældremyndigheden, der varetager et barns rettigheder efter loven. Efter persondataforordningen har elev og værge som udgangspunkt ret til at:
- bede om indsigt i de personlige oplysninger, skolen opbevarer om eleven. Dette sker ved henvendelse til skolens kontor.
- gøre indsigelse mod, at oplysningerne opbevares og anvendes.
- bede om rettelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er forkerte eller er behandlet i strid med loven.
Skolen har pligt til at tage stilling til en sådan anmodning. Man kan læse mere om persondataforordningen på Datatilsynets hjemmeside: datatilsynet.dk.
ExamCookie
For at sikre en fair eksamensafvikling, forbeholder skolen sig ret til at undersøge elevens færden på internettet under eksamen. Derfor skal eleven under hele eksamen benytte skolens it-netværk og monitoreringsprogrammet ExamCookie. Det er vigtigt, at eleven til eksamen (mundtlig såvel som skriftlig) ikke benytter andre hjælpemidler end dem, som det udtrykkeligt er aftalt, at det er lovligt at bruge. Eleven må heller ikke under eksamen kunne kommunikere med andre. Begrundelsen er naturligvis, at eksamensresultatet skal afspejle elevens kunnen – ikke hvad andre kan. Skolens eksamensregler bidrager til, at kravene for eksamen er de samme i hele landet. Anvendelsen af ExamCookie skal forhindre eleverne i at snyde (benytte uretmæssig hjælp), men programmet kan samtidig bruges af eleven til at dokumentere, at eleven ikke har benyttet sig af uretmæssig hjælp under eksamen. Ved alle skriftlige prøver og eksaminer på skolen skal eleverne benytte ExamCookie. Programmet kan også anvendes til faglige prøver i undervisningen. ExamCookie er et program, der elektronisk overvåger al aktivitet på elevens computer ved med korte mellemrum at tage billeder af hvad der foregår på skærmen. Billederne gemmes i en log i 3 måneder og kan findes frem, hvis der opstår mistanke om, at eleven har forsøgt at skaffe sig uretmæssig hjælp i form af hjælpemidler (fx oversættelsesprogrammer) eller ved at kommunikere med andre under eksamen.
Eleven downloader selv ExamCookie til sin computer og aktiverer programmet lige inden eksamen går i gang. Programmet skal være aktivt under hele eksamen – hvis eleven logger af i utide, vil det fremgå af loggen for ExamCookie, og eleven risikerer at blive anklaget for at snyde. Eleven logger på programmet med sit Unilogin. Programmet deaktiverer sig selv, når eksaminationstiden er udløbet. Hvis eleven forlader eksamen inden tiden er udløbet, kan eleven selv deaktivere programmet.
NB: I visse nyere Mac-versioner bliver man spurgt, om mn vil give tilladelse til, at programmet optager, hvad der sker på skærmen. Det SKAL man svare ja til. Svarer man nej, betragtes dette som snyd.
ExamCookie har udarbejdet en udførlig instruktion i hvordan man benytter programmet på deres hjemmesides FAQ-sektion: https://www.examcookie.dk/faq/ Eleven opfordres til i god tid at sætte sig ind i hvordan programmet virker, og hvilke krav det stiller til elevens computer.
Læs om ExamCookies håndtering af data (Worddokument).
Se også it-for elever og information om eksamen.
Skolens hjemmel til at kræve, at eleven bruger ExamCookie fremgår af ”Bekendtgørelse om visse regler om prøver og eksamener i de gymnasiale uddannelser”: www.retsinformation.dk/eli/lta/2017/1276
§ 5. Institutionen tilrettelægger gennemførelsen af prøverne, så de kan gennemføres under forhold, der er egnede til at udelukke, at eksaminanden kommunikerer utilsigtet, anvender ikke-tilladte hjælpemidler eller i øvrigt overtræder eksamensreglerne.
- Stk. 2. Institutionen kan fastsætte nærmere regler for afholdelse af prøverne (lokale eksamensregler).
- Stk. 3. De lokale eksamensregler kan bl.a. indeholde regler om tilsyn, afvikling, fremmøde, adgang til internettet efter § 6, stk. 4-5, brug af cloud-tjenester, overvågning og logning af netværksaktivitet, monitorering af eksaminandernes computere/tablets mv. og brug af elektroniske enheder i øvrigt.
- Stk. 4. Institutionen informerer eksaminanderne om eksamensreglerne på en måde, som i forhold til de lokale forhold bedst bidrager til, at eksaminanderne er opmærksomme på vigtigheden af, at de overholder reglerne.
Hvis eleverne optager video, lyd, billeder og lignende af hinanden, så er der ikke krav om samtykke – hverken mundtligt eller skriftligt.
Hvis der optages video, lyd, billeder og lignende af andre elever på gymnasiet, som ikke selv deltager i undervisningen i det fag, som produktionerne er knyttet til, bør der spørges mundtligt, om de ønsker at medvirke i optagelsen – herunder skal der oplyses om, hvordan optagelsen vil blive anvendt og offentliggjort. Personerne bør ikke optages, hvis de siger nej.
Hvis der optages ansatte på skolen eller personer uden for skolen og elevproduktionen offentliggøres på internettet, skal der indsamles skriftligt samtykke, da en sådan offentliggørelse kræver et kvalificeret behandlingsgrundlag og skolens myndighedsudøvelse ikke er tilstrækkeligt. En formular til dette samtykke og en yderligere beskrivelse af oplysningspligten vdr. elevproduktioner ligger i Teams under Procedurer.
Elevproduktioner
Hvis eleverne optager video, lyd, billeder og lignende af hinanden, så er der ikke krav om samtykke – hverken mundtligt eller skriftligt.
Hvis der optages video, lyd, billeder og lignende af andre elever på gymnasiet, som ikke selv deltager i undervisningen i det fag, som produktionerne er knyttet til, bør der spørges mundtligt, om de ønsker at medvirke i optagelsen – herunder skal der oplyses om, hvordan optagelsen vil blive anvendt og offentliggjort. Personerne bør ikke optages, hvis de siger nej.
Hvis der optages ansatte på skolen eller personer uden for skolen og elevproduktionen offentliggøres på internettet, skal der indsamles skriftligt samtykke, da en sådan offentliggørelse kræver et kvalificeret behandlingsgrundlag og skolens myndighedsudøvelse ikke er tilstrækkeligt. En formular til dette samtykke og en yderligere beskrivelse af oplysningspligten vdr. elevproduktioner ligger i Teams under Procedurer.
Bilag A1 – Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.
Mulernes Legatskole er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?
Mulernes Legatskole er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Mulernes Legatskole
Gillestedvej 11
5240 Odense NØ
CVR-nr.: 29547726
Telefon: 66102642
Mail: mail@mulerne-gym.dk
Kontaktoplysning til databeskyttelsesrådgiver
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du finde oplysninger om skolens databeskyttelsesrådgiver ved ITC-Fyn her (åbner i nyt vindue).
Eller ved brev direkte til skolen:
Mulernes Legatskole
Gillestedvej 11
5240 Odense NØ
att. ”databeskyttelsesrådgiver”
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
Formål
- Behandling af optag/registrering
- Kontakt til eleven
- Identificering af eleven
- Kontakt til forældre/værger ved ikke-myndige elever
- Hensyn til elevens ønske om hemmeligholdelse af adresse
- Indberetning til SU
- Kontakt med tidligere uddannelsesinstitutioner
- Administration af elevens skifte mellem to uddannelsesinstitutioner
- Inddeling i klasser
- Overførsel/oprettelse af SPS-støtte
- Udstedelse af Ungdomskort
- Indberetning til taxametertilskud, UU, eksamenskarakterer mv.
- Adgang til læringsportaler
- For at kunne blive opkrævet fakturaer for elevbetaling eller bortkomne bøger
- For at kunne være tilknyttet uddannelsen
- Kontrol med, at eleven modtager tilstrækkelig undervisning (studieaktivitet)
- Fastholdelsestiltag
- Karaktergivning
- Vurdering af standpunkt/oprykning
- Sammensætning af uddannelsesforløb
- Kontrol med snyd
- Sikkerhedsforanstaltninger for elever
- Registrering af helbredsoplysninger for at kunne tage hensyn, for at have grund til fritagelse i bestemte fag, for at kunne handle korrekt ved akut opståede sygdomsudbrud, for at kunne dispensere fra normale eksamensomstændigheder
- For at kontrollere om eleven er berettiget til at fortsætte på uddannelsen
- dokumentation for sanktioner eller bortvisning
- Markedsføring
- Identifikation ifm. bortkomne eksamensbeviser/udskrivning af kopi af eksamensbevis/merit
- Revision
- At komme i kontakt med forhenværende elever fx i forbindelse med manglende aflevering af bøger eller klagesager efter afsluttet uddannelse
- Statistik (UVM)
Hjemmel
- Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. § 30
- Bekendtgørelse af lov om private institutioner for gymnasiale uddannelser, kap. 4.
- Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v.
- Bekendtgørelse om introduktionskurser og brobygning til ungdomsuddannelserne
- Bekendtgørelse om optagelse på de gymnasiale uddannelser
- Bekendtgørelse om prøver og eksamen i de almene og studieforberedende ungdoms- og voksenuddannelser §20, stk. 1-4
- Bekendtgørelse om statens uddannelsesstøtte
- Bekendtgørelse om studie- og ordensregler m.v. i de gymnasiale uddannelser § 8, stk. 1
- Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v.
- Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv
- EU’s Persondataforordning (GDPR) art. 6(1)(e)
- Lov om de gymnasiale uddannelser §25
- Lov om de gymnasiale uddannelser §42, stk. 1-2 + § 43
- Lov om de gymnasiale uddannelser §62
- Lov om gymnasiale uddannelser § 44, stk. 1 + § 48, stk. 3
- Persondataforordningens art. 9(2)(g)
- Samtykke
- Studie- og ordensregler på Mulernes Legatskole
Mulernes Legatskole behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
| Navn, adresse |
Almindelig |
| Evt. Oplysninger om hemmeligt navn, adresse m.v. |
Almindelig |
| Cpr-nummer |
Almindelige |
| Telefonnummer |
Almindelige |
| Tilknytning til en eller flere institutioner |
Almindelig |
| Oplysninger om nær familie/familiemæssige, sociale forhold |
Almindelig/følsom afhængig af relationen |
| Nationalitet |
Almindelig/kan være følsom, hvis det siger noget om etnicitet/race |
| Systembrugeroplysninger (UNI-Login, Gyldendal, Ordbogen.com, Systime, Netprøver.dk, etc.) |
Almindelige |
| Betalingsoplysninger |
Almindelige |
| Fraværsoplysninger – andet end vedr. sygdom/helbredsoplysninger |
Almindelige |
| Bedømmelsesoplysninger |
Almindelige |
| Deltagelse i hold/fag og faggrupper |
Almindelige |
| Registrering af snyd ved eksamen |
Almindelige |
| Logning af internetbrug, herunder i forbindelse med eksamen |
Almindelige |
| Helbredsoplysninger, herunder sygdom og handicap |
Følsomme |
| Sanktioner, f.eks. advarsler |
Almindelige |
| Billeder på Lectio og på studiekort |
Almindelige |
| Billeder på hjemmeside, Facebook, Instagram, Snapchat, markedsføringsmateriale |
Almindelige |
| Opgave-/eksamensbesvarelser |
Almindelig |
| Videooptagelser fra overvågningskameraer |
Almindelig |
Modtagere eller kategorier af modtagere
Mulernes Legatskole videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:
- US2000 (SU)
- Ungedatabasen (Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) og jobcentre, når 15-25 år). Ungedatabasen skal også have oplysninger om gennemførelse.
- Kvalitets- og tilsynsstyrelsen (SPS – SPS2005 via US2000)
- SKAT (EFI)
- Revision
- Aktivitetsindberetning, Taxameterindberetning, XPRS –Undervisningsministeriet
- Bekræftelse af studieaktivitet over for Udlændingestyrelsen
- Netprøver.dk
- Rigsarkivet
- Andre skoler ved skoleskift
- Andre skoler ved videresending af ansøgere til 2./3.-prioritet
- For enkelte klasser på studieture bliver der udvekslet navneoplysninger med lande uden for EU.
- eksterne behandlere ved samtykke fra elev
- andre offentlige myndigheder
- andre databehandlere
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Mulernes Legatskole vil i enkelte tilfælde overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.
Det drejer sig om studieturene til Itasca College, Minnesota og til Chicago, USA.
Hvor dine personoplysninger stammer fra
- dk – Undervisningsministeriet
- Fra eleven (ved eftertilmelding)
- Fra et andet gymnasium (ved eftertilmelding)
- Sociale myndigheder
- Elevens værge(r)
- Læreren/skolen
- IT-Center Fyn (oplysninger om IT-brug)
- Sundhedsmyndigheder (ved sygdom eller lidelse)
- Ungdommens Uddannelsesvejledning
- Lectio
Opbevaring af dine personoplysninger
Mulernes Legatskole opbevarer dine personoplysninger i:
Eksamensbevis og nødvendige oplysninger for udarbejdelse heraf: 30 år
Identifikationsoplysninger, oplysninger om SPS/SU, oplysninger der er nødvendige for at udstede attestationer for gennemført undervisning (merit), og øvrige elevoplysninger: 10 år efter eleven forlader skolen.
Oplysninger som er relevant ift. bogføringsloven: 5 år
Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Mulernes Legatskoles behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Mulernes Legatskole behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.